E-Mails oder wie Sie aus der Flut ein Rinnsal machen

Immer wieder höre ich Klagen über die angebliche Flut von E-Mails. Ja, manche Leute kokettieren mittlerweile damit, dass sie nur einmal in der Woche ihre Mails lesen – schließlich gebe es Wichtigeres zu tun.

Dazu einige ganz praktische Tipps und Anregungen:

Weshalb nutzen wir die Elektropost anstelle der Sackpost oder des Telefons?
Antwort: Wegen Ihrer Schnelligkeit und Zuverlässigkeit. Und weil wir im Gegensatz zum Telefon zu jeder Tages- und Nachtzeit kommunizieren können; unabhängig davon, ob der Adressat anwesend ist und gerade Zeit hat.

Welchen Nutzen können Sie daraus ziehen?
Antwort: Wer ein schnelles Medium nutzt, erwartet bewusst oder unbewusst eine ebenso schnelle Reaktion. Niemand wundert sich über einen VW Käfer, der mit Tempo 80 über die Landstraße rumpelt. Würde es sich um einen Ferrari handeln – Sie hätten ernsthafte Zweifel am Gesundheitszustand des Fahrers. Daraus folgt: Seien Sie schneller als die Wettbewerber! Lesen Sie dreimal täglich Ihre Mails (zu Arbeitsbeginn, nach der Mittagspause und etwa eine halbe Stunde vor Feierabend) und antworten Sie SOFORT! Ist Ihnen das nicht möglich, weil Sie erst Informationen recherchieren müssen, sollten Sie am nächsten Tag antworten oder SOFORT einen Zwischenbescheid senden, in dem Sie ankündigen, wie lange und weshalb der Fragesteller auf eine Antwort warten muss.

Was es mit der Flut an Mails wirklich auf sich hat und was Sie dagegen tun können
Wie war es eigentlich früher, als es nur die Sackpost gab? Haben Sie auch nur einmal in der Woche Ihre Post gesichtet? Eben. Fühlen Sie sich dennoch von einer Flut an Elektropost bedroht, dann trimmen Sie Ihren Spamfilter durch die Eingabe zusätzlicher Schlüsselwörter so, dass er keine unerwünschten Mails mehr durchlässt. Was dennoch den Filter passiert, sollten Sie konsequent bei Ihrem Mail-Provider als Spam melden. Die andere Seite der Medaille ist, dass hin und wieder eine „saubere“ Mail aussortiert wird. Können Sie damit leben? Ich nicht. Deshalb sichte ich einmal wöchentlich den Spam-Ordner. Und wie durch ein Wunder wird die vermeintliche Flut an Mails zum beschaulichen Rinnsal.